lakewayparks.org fascynujący świat elektroniki

Jakie narzędzia będą najlepsze przy wdrażaniu cyfrowego obiegu firmowych dokumentów

W wielu firmach na jakimś etapie wzrostu pojawiają się problemy z odpowiednim przepływem dokumentów. Ich ilość cały czas rośnie, krążą między biurkami i pracownikami, i robi się coraz większy bałagan. Przy takim modelu łatwo o zagubienie albo zniszczenie czegoś, co akurat będzie na następny dzień bardzo potrzebne. Wyjściem z takiej sytuacji może być wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów w firmie. Wykorzystując takie rozwiązanie można odnieść mnóstwo korzyści.

produkt Kofax efematic.pl
Napisał: Efematic
Na podstawie: http://efematic.pl/
Po pierwsze wszystkie firmowe dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, nie będzie więc ich zalania, potargania czy zagubienia. Dodatkowo po wykonaniu kopii ma się do nich pełny dostęp, tak więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiedni zakres uprawnień może ich używać, bez konieczności poszukiwania u koleżanek z sąsiedniego pokoju. Następną zaletą cyfrowej archiwizacji jest wymuszenie zmian organizacyjnych w firmie.

Jeżeli regułą jest, że każdy dokument przed schowaniem go do archiwum musi być przekonwertowany do postaci elektronicznej, to powinno to wymusić na osobach to robiących odpowiednie działania. Przez to pozostali pracownicy będą mieli znacznie sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż gdy obsługa ich była ręczna.

Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów może się wiązać z koniecznością zainwestowania w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Najważniejszą sprawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich wielkość należy dobrać do ilości dokumentów, jakie się obrabia w firmie, lecz równie istotne będzie oprogramowanie do zarządzania nimi. Bardzo dobrze sprawdza się w tej roli system Kofax (tu), jedno z najbardziej popularnych tego typu rozwiązań na świecie. Kofax posiada ogromne możliwości konfiguracyjne, dzięki czemu w łatwy sposób można go dostosować do większości firm. Zapewnia on skanowanie i obróbkę dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i wielooddziałowych, umożliwiając obsługę bardzo dużej ich ilości. Zaawansowane narzędzia pozwalają na szybkie zidentyfikowanie typu dokumentu, a także mogą wykonać dużo zmian które poprawią jakość tego, co zostało zeskanowane.


Opublikowany przez Administrator w dniu 2018-02-02 14:33:06
Tagi: oprogramowanie, dokumenty, Kofax